Des progrès dans la gouvernance du CMFC

Francine Lemire

Chers collègues,

Alors que vous lisez cet article (idéalement avant, pendant ou après des vacances ensoleillées et amplement méritées), le Comité des candidatures, avec l’approbation du Conseil d’administration, a nommé 5 candidats aux postes d’administrateurs généraux parmi les 16 membres engagés et chevronnés qui nous ont envoyé leur candidature. Après un examen approfondi des candidatures et plusieurs entrevues, le Comité des candidatures a émis des recommandations unanimes concernant le choix des candidats, en fonction de la matrice de compétence et des autres caractéristiques décrites dans l’appel de déclaration d’intérêt que nous avons lancé en février. Une fois que les noms des 5 candidats seront annoncés, les membres auront encore la possibilité de désigner par eux-mêmes un candidat.

En octobre, vous serez invité à voter pour 2 administrateurs généraux parmi les 5 candidats proposés. Nous vous demanderons aussi de ratifier les nominations aux postes de président désigné et de secrétaire-trésorier. En plus des renseignements publiés, nous mettrons en ligne une présentation vidéo de 2 minutes préparée par chacun des candidats et organiserons quelques vidéoconférences où les membres pourront poser leurs questions aux candidats. Le processus de vote électronique commencera le 24 octobre et se terminera le 7 novembre.

Alors que nous mettons en œuvre ce nouveau processus, il est important de ne pas oublier comment nous en sommes arrivés là. Le CMFC bénéficie d’une gouvernance solide depuis ses débuts. Au fil du temps, étant donné l’envergure de l’organisation, la complexité du milieu universitaire et du domaine de la pratique, et, qui plus est, l’évolution des pratiques en matière de gouvernance, il est devenu important de réfléchir aux bienfaits potentiels d’un conseil d’administration plus petit, dont les membres sont sélectionnés en fonction de leurs compétences. Un tel conseil aurait en effet la capacité d’étudier plus à fond les enjeux avant de prendre des décisions. Un conseil de 40 administrateurs peut difficilement y parvenir, mais à 11, c’est possible. Il est également plus facile pour un plus petit conseil d’assurer la progression des activités en se rencontrant par vidéoconférence quelques fois par année entre les réunions en personne. En plus de voir aux besoins de l’organisation, nous consacrons un peu de temps à des discussions productives et mettons à l’étude les commentaires des dirigeants des groupes constitutifs du CMFC (les dirigeants élus et le personnel des sections provinciales, les présidents des comités et des sections spéciales, les directeurs de département de médecine de famille) en ce qui concerne les sujets à l’ordre du jour du Conseil. Nous faisons attention d’éviter le piège de la pensée unique, de permettre les différences d’opinions exprimées dans le respect et de mieux gouverner en tant que conseil d’administration. Après chacune des réunions du Conseil, nous communiquons formellement avec les dirigeants des groupes constitutifs du CMFC, par écrit ou par vidéoconférence, afin de les informer des décisions qui ont été prises et de demander leur avis.

Nous organisons désormais un Forum annuel qui rassemble les dirigeants des groupes constitutifs, ainsi que d’autres invités, selon le thème de l’événement. Les dirigeants élus et le personnel des sections provinciales prennent part à deux autres réunions par année.

Le Conseil est à l’écoute et tient compte des suggestions que font les membres tout au long de l’année, des résultats aux sondages du Forum électronique et des commentaires fournis lors de l’Assemblée annuelle des membres. Nous avons décidé de donner aux membres un véritable droit de vote sur la nomination des administrateurs du Conseil (au lieu de solliciter leur approbation d’une liste de noms) en réaction aux commentaires émis par des membres, après une discussion approfondie entre le Comité consultatif sur la gouvernance et le Comité des candidatures.

Plusieurs débats nous attendent, concernant entre autres la représentation par le public; l’amélioration de notre processus de sélection pour le poste de secrétaire-trésorier (qui, selon notre processus, est en voie de devenir président); l’efficacité et la rapidité de nos communications; le vote par voie électronique sur davantage de décisions, permettant ainsi à tous les membres de voter en ayant moins recours au processus de vote par procuration; et la question à savoir si l’option de désigner un candidat lors de notre processus d’élection demeure dans l’intérêt de l’organisation maintenant que les membres ont véritablement le choix de la personne qu’ils élisent pour siéger au Conseil d’administration. Aucune décision n’a encore été prise pour ces discussions en cours. Sachez que les comités auxquels vous avez délégué la responsabilité de réfléchir à ces enjeux prennent leur rôle très au sérieux.

Le CMFC s’acquittera de ses responsabilités fiduciaires et présentera ses états financiers sur le site Web en temps opportun. De plus, nous fournirons une représentation plus visuelle des finances du CMFC afin que nos membres puissent mieux comprendre la façon dont sont utilisés leurs droits d’adhésion.

J’espère que vous serez satisfaits des très importants changements de gouvernance que notre organisation a décidé d’entreprendre. C’est certes le début d’une aventure. Le Conseil est en très bonne posture pour écouter ses membres, tenir compte des nombreux facteurs qui influencent nos décisions en tant qu’organisme responsable d’établir des normes et prendre les décisions qui serviront le mieux les intérêts de nos membres, de la discipline de médecine familiale et de la population canadienne, que vous soignez quotidiennement dans votre pratique.