Optimiser le transfert des soins aux patients externes à l’aide d’un outil électronique intégré aux dossiers médicaux

Les pratiques exemplaires

Dans le but d’atténuer ces risques, divers outils de transfert ont été élaborés et lorsque mis en place, ils ont permis la réduction des erreurs médicales et des événements indésirables évitables^3-5. Malheureusement, la plupart de ces outils ont été conçus pour le milieu hospitalier et rares sont ceux qui sont spécifiquement destinés à répondre aux difficultés uniques des cliniques externes, surtout celles du milieu universitaire. Par exemple, dans les UEMF, le transfert des patients cliniques des résidents en voie d’obtenir leur diplôme à ceux qui commencent leur résidence se produit chaque année, ce qui augmente la probabilité que les malentendus se multiplient avec le temps^6,7. Fait important à souligner, les résidents eux-mêmes reconnaissent la nécessité d’une certaine forme de transfert des soins et croient que la documentation pertinente devrait être consignée dans le dossier médical⁸.

Notre expérience

Dans notre UEMF, les résidents qui arrivent prennent en charge les soins aux patients des résidents sortants, et ce, dès le début de leur formation. Ils sont ensuite responsables de leur liste individuelle de patients pour toute la durée de leur résidence, jusqu’à ce que le processus du transfert recommence. À l’occasion, les résidents en fin de formation inscrivent une « note sur le transfert des soins » dans le dossier électronique des patients qu’ils jugent particulièrement complexes ou qui bénéficieraient autrement d’une communication spéciale. Toutefois, nous n’avons jamais eu de processus officiel ou de politique à l’appui de la transition des soins aux patients d’un résident à l’autre.

Dans un effort pour régler cette soi-disant « porte tournante de la pratique de continuité des résidents »⁷, nous avons cherché à concevoir un outil de transfert des soins intégré aux dossiers médicaux électroniques (DME) pour améliorer la communication au moment critique de la transition des soins. Nous avions pour but d’accroître la sécurité des patients en réduisant le nombre des défauts dans les résultats, les investigations, les consultations et les suivis, et d’améliorer la confiance, l’efficacité et les communications chez les résidents.

La conception de l’outil

Pour évaluer ce que nous percevions comme la nécessité d’avoir un outil de transfert des soins dans notre unité d’enseignement, et pour obtenir les contributions d’intervenants clés sur sa forme éventuelle, nous avons distribué par courriel un questionnaire d’évaluation qualitative et anonyme des besoins à tous les résidents en médecine familiale, et à tous les médecins et les infirmières du corps professoral de notre clinique. Au total, 20 résidents et 18 médecins et infirmières du corps professoral ont répondu au sondage. Une recherche documentaire exhaustive sur les outils de transfert des soins existants a aussi été effectuée pour orienter l’élaboration de notre propre outil.

Après une synthèse des données tirées du sondage sur l’évaluation des besoins et de la recherche documentaire, nous avons jugé nécessaire d’inclure les éléments suivants : les mesures à prendre, y compris les investigations exigeant un suivi, les investigations à prescrire, les consultations en attente, la complexité du patient et la nécessité d’accorder des rendez-vous plus longs; de même qu’une reconnaissance du transfert des soins, soit un élément signifiant qu’un médecin du corps professoral de l’UEMF a été averti que l’outil de transfert des soins a été complété. L’ébauche a été révisée et itérativement améliorée à la suite des commentaires de résidents et de médecins enseignants, puis elle a été téléchargée dans les DME de la clinique. L’outil et les feuillets d’instructions pour les résidents et les précepteurs se trouvent en anglais dans CFPlus^*.

L’évaluation de l’outil

Quatre dossiers appartenant à des patients de la liste des résidents ont été choisis en fonction de leur représentativité des patients de leur pratique. Les chercheuses ont complété les outils de transfert pour chacun de ces patients. Elles ont accordé 3 minutes à 12 résidents volontaires pour examiner le dossier de chaque patient et dresser la liste d’autant d’éléments que possible qui exigeaient un suivi. Chaque résident a passé en revue 2 dossiers avec l’outil intégré et 2 sans l’outil. Les résidents ont ensuite été appelés à répondre à un sondage anonyme après l’intervention, élaboré en adaptant des domaines du Handoff CEX (exercice d’évaluation clinique), un outil validé d’évaluation du transfert des soins⁹.

La procédure d’analyse du test t a servi à évaluer la différence entre le nombre d’éléments identifiés avec et sans l’outil pour chacun des 4 dossiers de patients, de même que la différence globale lorsque tous les dossiers des patients étaient combinés. En utilisant une valeur p de, 05, nous avons cerné une différence significative entre le nombre d’éléments identifiés comme nécessitant un suivi, avec et sans l’outil de transfert des soins. La différence a été observée dans l’ensemble, de même qu’individuellement pour chaque dossier de patient (moyenne de [ET] 11,54 [3,63] c. 4,96 [1,81]; t₂₄ = 5,61; p <, 05).

Les données qualitatives recueillies dans le sondage après l’intervention comprenaient des échelles de réponses de type Likert. Les 12 résidents volontaires ont tous signalé une confiance améliorée avec l’utilisation de l’outil de transfert des soins. Tous ont convenu que l’outil de transfert des soins incluait un contenu essentiel, et qu’il améliorerait la communication entre les résidents, favoriserait l’efficacité et une bonne organisation, et se traduirait par une plus grande sécurité des patients et de meilleurs soins.