Implementing and maintaining a researchable database from electronic medical records: a perspective from an academic family medicine department

Healthc Policy. 2009 Nov;5(2):26-39.

Abstract

Electronic medical records (EMRs) are posited as a tool for improving practice, policy and research in primary healthcare. This paper describes the Deliver Primary Healthcare Information (DELPHI) Project at the Department of Family Medicine at the University of Western Ontario, focusing on its development, current status and research potential in order to share experiences with researchers in similar contexts. The project progressed through four stages: (a) participant recruitment, (b) EMR software modification and implementation, (c) database creation and (d) data quality assessment. Currently, the DELPHI database holds more than two years of high-quality, de-identified data from 10 practices, with 30,000 patients and nearly a quarter of a million encounters.

Les dossiers médicaux informatisés (DMI) se veulent un outil pour améliorer la pratique, les politiques et la recherche en matière de soins de santé primaires. Cet article décrit le projet DELPHI (Deliver Primary Healthcare Information) du service de médecine familiale à l'Université Western Ontario, en mettant l'accent sur sa mise en place, son statut actuel et son potentiel de recherche, et ce, afin de partager l'expérience avec les chercheurs qui travaillent dans un contexte semblable. Le projet s'est déroulé en quatre étapes : (a) le recrutement des participants, (b) la modification et la mise en place du logiciel de DMI, (c) la création de la base de données et (d) l'évaluation de la qualité des données. Actuellement, la base de données du projet DELPHI conserve plus de deux années de données anonymes de grande qualité, qui proviennent de 10 cliniques, comptent 30 000 patients et représentent près d'un quart de million de visites.